605

Quelle est la durée légale d’archivage des documents ?

Q

Les particuliers tout comme les entreprises sont tenus de conserver leurs archives. Certaines sont à supprimer au bout d’un laps de temps donné, tandis que d’autres n’ont pas de limitation de durée.

Alors qu’un tri régulier permet aux particuliers de ne pas se laisser envahir par leurs papiers administratifs, ce n’est pas la même chose pour les professionnels qui sont, en plus, tenus de les numériser. Quelles solutions ?

Combien de temps doit-on conserver ses archives ?

Il faut distinguer plusieurs catégories de documents quand on est professionnel. Certains ont trait aux collaborateurs. Cela sera le cas des contrats de salaires, des soldes de tout compte…

Le chef d’entreprise est tenu de les garder pendant une durée obligatoire de 5 ans. Cela sera aussi le cas pour le registre unique du personnel, mais cette date court à partir du moment où le salarié a quitté l’entreprise.

Devis, factures dont celles d’énergie, bilans comptables, statuts juridiques : une entreprise génère des documents et en reçoit avant même d’être considérée comme légalement constituée. Plus elle se développe et embauche, plus les documents se multiplient.

Certains ont une valeur probatoire. Cela signifie qu’ils peuvent faire office de preuve en cas de situation litigieuse. Mais ce n’est pas la seule situation où ils peuvent être demandés. Cela sera aussi le cas lors d’un contrôle fiscal.

Si l’agent du fisc prévient de son arrivée, il a des exigences et envoie au préalable une liste de documents parfois conséquente et pouvant remonter sur plusieurs années. Mieux vaut qu’il trouve tout à disposition le jour du rendez-vous. Les conséquences pour le chef d’entreprises dans certains cas peuvent être dramatiques.

Il est évident que si certains particuliers se sentent déjà un peu débordés vis-à-vis de leurs différentes archives ; les entreprises peuvent ployer sous leur poids.

D’autant que la loi sur la transition numérique leur demande de digitaliser tous les documents en respectant un protocole précis.

Quelles solutions en matière de conservation des documents d’entreprise

Un chef d’entreprise a généralement d’autres préoccupations que de trier ses archives. Pourtant, ce que l’on appelle le récolement permet justement de ne conserver que les documents qui ont encore une certaine valeur probatoire, ceux qui doivent être légalement conservés pendant une période donnée et ceux qui sont à préserver précieusement pendant toute la durée d’existence de la structure.

Si personne ne s’y attèle, même une PME peut rapidement crouler sous les boites d’archives ou les classeurs.

La numérisation des archives représente un véritable enjeu à plus d’un titre. Il serait contreproductif de scanner des documents obsolètes. Les archives contiennent une foule d’informations et de données qui sont essentielles au fonctionnement de l’entreprise, à condition qu’elles ne comportent pas d’erreurs du fait parfois de leur âge.

Comment arriver à scanner et numériser ainsi des millions parfois de feuilles qui n’ont pas fait l’objet d’un très grand soin pendant des années ?

On peut tout à fait externaliser cela à une entreprise spécialisée dans l’archivage. Après un audit pour comprendre les besoins et voir l’étendue du travail, un devis personnalisé est proposé.

Il est important de s’ouvrir quant à d’éventuelles difficultés notamment de conditions de conservation ou encore de place, car certaines de ces structures peuvent mettre à disposition des espaces de stockage dotées des bonnes conditions de préservation de la matière papier (niveau d’humidité, température…).

Tous les documents peuvent être récupérés au besoin sur simple demande. En attendant, le chef d’entreprise retrouve de la surface utile dans son bâtiment.

Quant à la numérisation des archives importantes, elle est bien entendu proposée tout comme le service de classement et les séances de sensibilisation à destination du personnel pour qu’ils puissent continuer par la suite sur les futurs documents professionnels.

 

Ajouter un commentaire

605